In quanto agenti di affari in mediazione (ex D.M. 26/10/2011) anche gli agenti immobiliari devono rispettare specifiche prerogative, rispondere a specifici requisiti e sottostare ad una continua revisione degli stessi al fine di validare costantemente la propria posizione.
Dal 2 settembre 2019, la procura speciale, conferita agli intermediari per l’esecuzione degli adempimenti pubblicitari nel Registro delle Imprese dai soggetti obbligati/legittimati, non può essere più utilizzata per la presentazione delle domande relative alla denuncia dell'attività economica di agente d'affari in mediazione.
Pertanto, devono essere sottoscritte con firma digitale dai titolari di imprese individuali e legali rappresentanti di imprese societarie, oltre che la denuncia di inizio attività (ComUnica e distinta Registro Imprese), anche tutta la documentazione richiesta da allegare ai fini della dimostrazione del possesso dei requisiti previsti dalle relative e specifiche normative (es.: modello SCIA ministeriale; autocertificazione antimafia; polizza assicurativa per i mediatori ecc.).
La sottoscrizione con firma digitale dei modelli SCIA è obbligatoria anche nei confronti di coloro che svolgono le suindicate attività a qualsiasi titolo (es. collaboratori, dipendenti ecc.) e che, per tali motivi, devono risultare con la qualifica di preposti.
Tutte queste procedure seguono la smaterializzazione e la digitalizzazione delle pratiche nell’ottica di una P.A. sempre più digitalizzata ed efficiente.
Per operare inoltre, anche gli agenti immobiliari, in quanto mediatori devono aver stipulato polizza assicurativa a garanzia dei rischi professionali e portare avanti una serie di pratiche che escludono possibili incompatibilità ed autocertificare il possesso dei requisiti.
Possedere la firma digitale è, catalogabile, quindi, a pieno diritto come un requisito fondamentale per chi intende portare avanti una prestazione professionale in qualità di agente di affari in mediazione. Il Registro delle Imprese è infatti tenuto ad una verifica periodica e continua di tali requisiti, attività che porta avanti inviando una comunicazione all’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) utilizzato per l’iscrizione al registro stesso.
La PEC diventa così un canale preferenziale di comunicazione che certifica invii e ricezioni (facilitando il processo altrimenti legato alle tradizionali raccomandate postali), mentre la firma digitale autentica la bontà delle dichiarazioni fornite in fase di verifica. Il tempo utile per presentare la documentazione richiesta in fase di apertura dell’istruttoria è pari a 30 giorni: qualora non si seguano i tempi indicati e si continui ad operare pur se esclusi dal registro, il rischio è di sanzioni amministrative che vanno dai 3 ai 5 mila euro. La semplice risposta alla mail legata al processo di revisione, invece, esclude da ogni rischio e procrastina la regolarità della propria posizione.