Whistleblowing - Segnalazione Violazioni

Costituiscono segnalazioni whistleblowing quelle compiute da un lavoratore che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di situazioni, fatti, circostanze che, ragionevolmente, possono portare a ritenere che un’irregolarità o un fatto illecito si sia verificato. Il contenuto della segnalazione deve sempre rispondere alla salvaguardia dell’interesse all’integrità della pubblica amministrazione e, proprio per tale motivo, al segnalante sono conferite una serie di tutele.

Chi può fare la segnalazione

Le segnalazioni possono essere effettuate da tutto il personale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato, che venga a conoscenza di condotte illecite o non compliance riguardanti gli obblighi di compliance o la politica aziendale durante il rapporto lavorativo in essere, durante il periodo di prova, successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso) o, quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali.

Cosa si può segnalare

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o della società di brokeraggio e che consistono in:

• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.

Canali di segnalazione

Le segnalazioni possono essere effettuate nei confronti di:

• Delegati assicurativi responsabili dell'intermediazione;
• Dipendenti della società di brokeraggio;
• Collaboratori della società di brokeraggio.

Il segnalante deve fornire ogni elemento utile a consentire le verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati. A tal fine la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
• le generalità o, se non disponibili, altri elementi che consentano di identificare il soggetto che avrebbe posto in essere i fatti segnalati;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione o documento pertinente ai fatti segnalati.

I canali tramite il quale è possibile segnalare le violazioni sono i seguenti:

Canale interno

Il Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni (RSISV), in qualità di soggetto esterno al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione interna provvederà a svolgere le seguenti attività:

• rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante (qualora la segnalazione non sia stata effettuata in forma anonima) e può richiedere a quest’ultima integrazioni qualora necessario;
• dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
• mette a disposizione in una sezione dedicata del proprio sito internet (https://www.kpartners.it/segnalazione-delle-violazioni) informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne.

Il soggetto che intende effettuare una segnalazione può portare a conoscenza il RSISV della violazione rilevata, utilizzando una delle seguenti modalità:

- Segnalazioni effettuate in forma scritta

1. Compilando il documento P8.3M01 Modulo per la segnalazione delle violazioni (whistleblowing)
Il modulo debitamente compilato dovrà essere inviato a mezzo posta al RSISV (al fine di garantire l’anonimato, non saranno accettate Raccomandate A/R) all’indirizzo Via dei Mestieri, 39 – 62014 Corridonia (MC).
Per poter usufruire della garanzia della riservatezza ed effettuare la segnalazione in modalità anonima occorre applicare le seguenti indicazioni:

• Non compilare la sezione “DATI DEL SEGNALANTE”;
• Non indicare il mittente;
• L’invio dovrà essere effettuato tramite doppia busta chiusa e dovrà recare all’esterno la dicitura “riservata al Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni (RSISV)”. Scegliendo questo canale il segnalatore fornisce implicitamente il consenso al trattamento dati come specificato nell’informativa privacy consultabile al seguente link: https://www.kpartners.it/wp-content/uploads/2023/10/Informativa-form-segnalazioni-violazioni.pdf

2. Compilando il FORM anonimo presente sul sito: https://www.kpartners.it/segnalazione-delle-violazioni
Per poter usufruire della garanzia della riservatezza ed effettuare la segnalazione in modalità anonima occorre applicare le seguenti indicazioni:

• Non compilare le sezione “MAIL” e “TELEFONO”.

Entrambe le procedure garantiscono la possibilità di effettuare un segnalazione in forma anonima, senza quindi indicare le generalità del soggetto.

- Segnalazioni effettuate in forma orale

1. Richiedendo un incontro in video call con il RSISV tramite la compilazione del FORM presente sul sito: https://www.kpartners.it/segnalazione-delle-violazioni
Il modulo va compilato specificando in corrispondenza della sezione “Descrizione del fatto” la richiesta di concordare una video call con il RSISV per effettuare una segnalazione orale relativa ad una presunta violazione.
In tal caso è necessario che il segnalante fornisca numero di telefono ed indirizzo email per poter dar seguito alla richiesta di contatto entro un termine ragionevole e poter poi registrare e conservare la segnalazione ai sensi del regolamento. Per la segnalazione verrà quindi utilizzato un sistema di messaggistica vocale registrato.
La segnalazione, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione ed all’ascolto

Canale esterno

In questo caso la segnalazione dovrà essere presentata secondo le istruzioni applicative rese disponibili da IVASS e verrà gestita secondo le modalità e le tempistiche previste dall’IVASS stessa.
I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (IVASS) quando:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.